在GTD的时间管理方法中，核心的部分就是征服工作进程的5个阶段。这五个阶段分别是:
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- 收集一切引起我们注意力的事情；
- 加工处理后，确定它们的实质以及解决方法；
- 组织整理得出的结论；
- 把他们列为我们行动的选择方案；
- 行动。
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这五个步骤看似非常简单，大多数人平时也是这样处理任务的，然而他们并没有有效的改进这五个阶段的运作方法。除非所有阶段的连接点都紧密的结合起来，否则，其管理质量难以保障。虽然很多人搜集了大量的信息，但是他们却没有确定要采取哪些具体的行动。另一些人虽然做出了绝妙的决策，但是却缺乏对结果的有效管理，从而丧失了思考的价值所在。还有部分人建立起来良好的时间管理系统，但是没能及时回顾和检查，结果导致无法发挥时间管理系统应有的功能。
1 收集
了解需要收集哪些信息（需要做的事情），以及如何有效的完成这一工作，这一点非常重要。只有这样你才能够区分出哪些是你不得不做的事情，把大脑从想要抓住一切的意识中解放出来。
首先你需要一个用来存储这些信息的工具，人的大脑是不可靠的，并不能记住所有事情，时常会忘记一些重要但是微小的事情。使用辅助工具，收集这些信息是很有必要的。在有智能设备的今天，使用电子笔记本是一个不错的选择。
大脑就好比是电脑内存，而收集箱就是硬盘。如果电脑内存试图存储一切信息，那电脑就无法正常运行了。将大脑清空，一次只从硬盘中读取一部分数据，将有效缓解大量任务带给我们的压力。
搜集周围的一需要处理的信息，比如记录在便条上的待办事项，老板交代的工作任务和工作邮件，生活中不得不处理的琐事。并将其放在收集箱里，为处理这些信息做准备。
定期清理收集箱是收集这一阶段必须要做的事情，如果不清空收集工具，那么它就只是一个装满杂乱资料的仓库。
2 加工处理
收集完一切信息之后，就是加工处理这些信息了。需要做判定的事情就是[info]
- 这是一件什么事情？
- 是否需要采取行动呢？
- 下一步行动是什么？
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用一张图来简单介绍下信息的加工处理。
弄清楚收集的信息来源，提取有价值的信息。然后进一步判断是否该采取行动。
a 不需要采取行动
如果是一些无关紧要的信息，就将这些信息扔掉。如果是目前没有必要做的事情，比如过年的时候外出旅行（距离过年还很早），日后需要处理的事情，将其放入一个将来/也许的清单中。如果是一些具有潜在利用价值的信息，比如一些讲述时间管理的文章，将其放入资料的清单中。
b 需要采取行动
对于接下来需要采取行动的信息，比如一封电子邮件要求你参加某一天公司组织的一次活动。面对每一件需要处理的信息时，你必须做出两个方面的决定：
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- 你已经承诺完成哪些工作？
- 需要达到什么样的结果？
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然后将处理好的信息放入一个工作清单中，每周回顾这些清单将帮助你回忆起这个尚待解决的问题，直到你完成这项工作或者彻底把它消灭掉。
“下一步行动”是指哪些必须付诸实施的具体活动，他们推动形式朝着既定的目标前行。比如“从互联网上了解一下时间管理软件的情况。”这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。一旦你的下一步行动方案出出台，紧接着，你面临三种选择。
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- 处理这件事。如果你能够在不到2分钟的时间里搞定他它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。
- 把这件事情指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己是否是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托一个合适的人员去办理。
- 延迟处理。如果处理的时间超过2分钟，而你又是最佳人选，这时你不得不推迟行动，把它记录在一个或者多个“下一个行动”清单中。
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3 组织整理得出的结论
从前面的工作流程图中，有8个自成体系的结构，分别是：
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- 不需要采取行动，并且没有用的"垃圾"清单；
- 不需要采取行动，将来需要做的“将来/某时”清单；
- 不需要采取行动，用作参考的“资料”清单；
- 需要采取行动，需要多个步骤的“下一步行动”清单。
- 需要采取行动，2分钟内可以完成的“立即执行”清单；
- 需要采取行动，不能在2分钟内完成，需要委派给他人的“由他人完成”清单；
- 需要采取行动，不能在2分钟内完成，但是需要在指定的日期内完成的“指定时间”清单；
- 需要采取行动，不能在2分钟内完成，没有指定的日期，有一定步骤，需要列出下一步行动的“尽快完成”清单；
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这些就是经过加工处理后，引导出来的提示信息和内容。它们综合在一起就构成另一个完整的系统。
4 把他们列为我们行动的选择方案
经过收集信息、处理信息、组织信息，最后我们得到的是一张张充满了代办事项的清单，在这种情况下，你是如何决定做什么和不做什么的呢？
答案是：相信你自己的感觉。如果你已经做好了前三个阶段的工作，那么你对于工作和价值观的思考是明智而且注重实效的，这无形之中将大大地激发和强化你的感性判断。“当你需要处理的事情远远地超过了你的应付能力，你需要做的便是相信自己的选择。”
GTD中有三种模式帮助我们做出决策。
a 在某一时刻，决策行动的4个标准模式。
在周一的下午16点24分，你如何选择下一步行动呢？可以按照次序采用下面四个标准：环境、有多少时间、有多少精力、重要性。
b 评估每日工作的3种模式。
当你在处理事务的时候，你可能是在从事以下3种不同类型的活动：处理事先安排好的工作、处理随时冒出来的事件、定义你自己的工作。
c 回顾和检查工作的6个标准的模式。
事情的重要性是促使你做出选择的原动力。但是大多数决定事件重要性的模式在实际工作中并非是得心应手的，为了明确到底哪些工作才是最重要的，我们必须首先搞懂我们的工作是什么。至少可以从6个不同的角度加以衡量。以高度的概念进行类比就是:
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- 5万英尺以上：生活
- 4万英尺：3~5年的展望
- 3万英尺：1~2年的目标
- 2万英尺：责任范围
- 1万英尺：目前的行动
- 跑道：目前的行动
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需要注意，每一项任务并非只存在于一个层次，而是从这6个不同角度来看待一项任务。
从传统意义上讲“确立事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。尽管这是一个及其必要的核心工作，但是它对于我们平时接触到的数量巨大的决策和任务而言，并不能提供一个具有现实指导意义的管理框架。从各个层面入手，全面考虑，才能做出一个更加全面的决策。
5 行动
GTD流程核心的前四个阶段其实都停留在纸上或者脑子中，为接下来的行动做出指导性的方案。但如果不去行动，一切都没有任何意义。成功的人和失败的人最大的区别可能就在这里吧。GTD只为我们提供了管理任务流程的有效途径，如何提高自控力并不在GTD的讨论范围。
下一次我们将从纵向，为大家介绍GTD 纵向管理：巧妙制定工作计划。记得关注我们的公众号哦: )
本文内容整理于戴维·艾伦的畅销书《Getting Things Done》
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